Eventos durante a pandemia: protocolo sanitário de SP em tempos de Covid-19

Fazer eventos durante a pandemia em SP no momento atual exige uma série de considerações específicas, as restrições oscilam e exigem adaptações a rígidas regras sanitárias. No entanto, mesmo com o número reduzido de participantes, o marketing de eventos ainda é uma das estratégias mais poderosas para a promoção do seu negócio.

Eventos híbridos: opção da pandemia que veio para ficar

Uma nova tendência tem se estabilizado como um importante recurso para potencializar o alcance de eventos restritos, a realização na modalidade híbrida, agregando os mundos on e offline numa só programação. Além de possibilitar a participação de pessoas sem limitações espaciais, o formato híbrido dos eventos supre a lacuna deixada pela rígida política sanitária que implica na oferta de poucas vagas para presença, além da exigência, em alguns casos, de comprovação de testagem negativa para a Covid-19, como é o caso das participações de convidados vindos de fora do país.

Em um momento em que a ansiedade coletiva é alta, os consumidores procuram investir em capacitações e experiências que agreguem valor, antecipando a reabertura e aproveitando a situação para potencializar o seu capital humano e profissional. Esses consumidores estão adotando novos hobbies, aprimorando diferentes habilidades ou participando de vários tipos de experiências virtuais como um meio de manter sua agenda cheia e sua mente ocupada.

É inteligente que as empresas aproveitem essa onda de disposição à participação em eventos online durante a pandemia, conciliando com o início da possibilidade de voltar aos eventos presenciais, promovendo aglomerações virtuais que comprovam que a troca de conhecimentos e experiência não precisa de um espaço físico, aliás, essa tendência já vinha crescendo antes mesmo da pandemia, com o próprio movimento de globalização, trazendo profissionais de todos os cantos do mundo para um mesmo evento sem ter custos exorbitantes.

Reunir pessoas, cumprir objetivos e atingir suas metas nunca foi tão fácil. Uma conferência virtual ou cúpula tem seu próprio conjunto de benefícios que ajudam a superar os resultados de uma conferência tradicional exclusivamente presencial, a qualquer dia, independentemente de uma pandemia. Com poderosas ferramentas online para engajamento, você pode alcançar um público mais amplo, convidar palestrantes de todo o mundo, hospedar todos os tipos de sessões de discussão e muito mais. 

Como o seu negócio tem aproveitado esse recém alavancado nicho do marketing de eventos durante a pandemia em SP?

Eventos durante a pandemia em SP: guia de protocolos

Para auxiliar a navegar a burocracia complexa dos protocolos de eventos em SP, faremos um resumo das mais recentes exigências sanitárias.

Setor de cultura, lazer e entretenimento

• A capacidade de lotação deve ser ocupada calculando-se 1 pessoa a cada 1,5m²
• No caso de drive-in a mesma distância deve ser respeitada entre os carros
• Neste caso, só é permitido que pessoas da mesma bolha (que convivem no dia a dia) estejam no carro, ainda assim a lotação máxima é de 4 pessoas por carro, sendo duas na frente e duas no banco de trás
• A conferência dos ingressos deve ser feita sem contato físico
• Para eventos autorizados somente na categoria drive-in, as portas dos carros devem ser abertas somente para que os participantes dirijam-se ao sanitário, devendo voltar imediatamente ao veículo
• A comercialização de alimentos e bebidas está permitida, respeitando os protocolos de higiene e sendo entregues diretamente nos carros
• O uso de máscaras, mesmo dentro dos veículos, é indispensável
• A programação deve prever intervalos de higienização dos ambientes nos quais o evento se dá

Produção audiovisual

• Testes e audiências para artistas devem ser realizados somente na modalidade virtual
• Nas produções deve-se evitar cenas de contato físico
• Público e pessoas não essencial e diretamente envolvidas nas filmagens devem ser mantidos a uma distância segura do set
• Deve-se evitar a presença de pessoas não essenciais
• Os artistas devem ter o direito de escolher se atuarão com ou sem as máscaras, qualquer pessoa não envolvida na cena deve estar, obrigatoriamente, de máscara
• O uso do microfone de lapela está proibido e deve ser substituído por outro meio de captação de áudio
• Maquiagens e outros itens de uso físico devem ser individuais e descartados após o uso
• A programação das filmagens deve prever intervalos para higienização dos sets
• Deve-se prever pausas a cada três horas para lavagem das mãos e higienização completa dos ambientes, incluindo móveis, objetos e equipamentos
• Figurinos, cenários e objetos de cena devem ser higienizados antes e após o uso

Eventos e produção de espetáculos durante a pandemia em SP

• Testes de artistas e leituras devem ser realizados exclusivamente na modalidade virtual
• Pessoas não essenciais não devem atender ao espaço
• Todos os envolvidos devem manter-se a uma distância segura, convencionada a 1,5m² um do outro
• O microfone de lapela está proibido e deve ser substituído por outro meio de captação audiovisual
• A programação do espetáculo deve prever intervalos para higienização dos sets
• Deve-se prever pausas a cada três horas para lavagem das mãos e higienização completa dos ambientes, incluindo móveis, objetos e equipamentos
• Figurinos, cenários e objetos de cena devem ser higienizados antes e após o uso

Circo

• Quando tratando de familiares e habitantes de uma mesma residência, a distância mínima entre eles não será aplicável. Todavia, eles deverão respeitar a distância mínima de segurança em relação aos demais presentes
• Deve-se usar o maior número possível de entradas para evitar aglomerações garantindo o máximo de distanciamento entre todos os presentes
• Escalonar a saída das sessões por fileira de assentos, a fim de evitar aglomerações em escadas, portas e corredores. A saída deverá se iniciar pelas fileiras mais próximas à saída, terminando nas mais distantes, evitando assim o cruzamento entre pessoas
• Fotos com os artistas e participações no palco/picadeiro estão proibidas
• INTERVALOS DEVEM SER SUSPENSOS, para evitar aglomerações
• A conferência de ingressos deve se dar por meio sem contato físico algum
• Manter distância mínima segura entre pessoas, mudando a disposição de mobiliário ou alternando assentos, demarcando lugares que precisarão ficar vazios, e considerando não somente o distanciamento lateral, mas também o distanciamento entre pessoas em diferentes fileiras
• Demarcar o piso com fitas de sinalização, informando a distância mínima que deverá ser adotada por todos, sob pena de multa ou suspensão da autorização de evento
• Facultar o uso de máscaras pelos artistas durante as apresentações, atuações e performances dos
  mesmos, desde que respeitado o limite mínimo de distanciamento com o público
• O público deve estar, obrigatoriamente, de máscara
• A programação deve prever intervalo suficiente entre sessões para higienização completa de todos os ambientes

Eventos e cursos de formação durante a pandemia em SP

• Garantir que todos os funcionários tenham feito auto quarentena de 14 dias antes de atender ao início das atividades
• Usar o maior número possível de entradas no estabelecimento para garantir maior distanciamento
• Avaliar a disponibilidade de espaços externos e adequados para realização das aulas e cursos e, quando não for possível, garantir ventilação adequada do espaço interno previsto
• Respeitar o distanciamento mínimo de 1,5m² entre todos os presentes
• A distância entre pessoas deve ser mantida mesmo nos casos de práticas conjuntas, como aulas de música ou de arte
• Não são recomendadas atividades que requeiram maior proximidade, como dança conjunta, práticas de teatro que envolvam corpo a corpo, atividades culturais de 0 a 6 anos, dada a impossibilidade de manter o distanciamento mínimo
• Evitar material de uso coletivo, que exija passagem ou compartilhamento entre os participantes
• Sempre higienizar todos os materiais e objetos antes e após o uso
• Equipamentos de uso nas aulas, como computadores, teclados, mouses devem ser higienizados a cada uso. Preferencialmente, cada participante deve ter seus próprios fones e microfones. Não havendo, é aconselhável não realizar atividades que demandem fone e ou microfone
• Orientação expressa de não haver consumo e compartilhamento de alimentos e bebidas nos ambientes de
  sala de aula, corredores e demais espaços de realização das atividades, com sinalizações visíveis em todo o espaço de evento
• No caso dos cursos contínuos, a escola deve designar um membro da equipe/professor como responsável por monitorar a saúde da equipe e dos alunos que vierem a ficar de quarentena
• Circular informações de esclarecimentos, proteção contra a COVID-19 e boas práticas de higiene aos funcionários e aos alunos, familiares e participantes de cursos, palestras e demais atividades culturais por todas as mídias possíveis
• É de responsabilidade da organização do evento acompanhar a saúde de funcionários e alunos diariamente. Inspecionar alunos e funcionários na entrada, implementando sistema de cadastro individual e de relatórios diários, com relato dos resultados a um supervisor designado

Eventos culturais e de entretenimento

• Usar o maior número possível de entradas para permitir maior distanciamento, orientar a disseminação dos participantes entre as entradas
• Quando tratando de familiares e habitantes de uma mesma residência, a distância mínima entre eles não será aplicável. Todavia, eles deverão respeitar a distância mínima de segurança em relação aos demais presentes
• Não permitir aos artistas o uso de equipamentos públicos como bancos e estruturas de ginástica existentes, sobretudo em ambientes abertos
• A conferência de ingressos deve ser feita sem contato físico
• Demarcar o piso com fitas de sinalização, informando a distância mínima que deverá ser adotada por todos, a responsabilidade por supervisionar esta medida é da organização do evento, que pode ser penalizada em caso de descumprimento
• Manter a distância mínima entre TODOS os presentes
• Quando possível, escalonar a saída do evento por fileira de assentos, a fim de evitar aglomerações em escadas, portas e corredores. A saída deverá iniciar pelas fileiras mais próximas à saída, terminando nas mais distantes, evitando assim o cruzamento entre pessoas
• Ao fim do evento, os funcionários devem colocar os uniformes de trabalho em um saco plástico para transportá-los e devem lavá-los diariamente
• A programação deve prever intervalo suficiente entre sessões para higienização completa de todos os ambientes
• Suspender o consumo de alimentos e bebidas nos estabelecimentos, sobretudo nas áreas fechadas, garantindo que todos mantenham o uso de suas máscaras

Aproveite as possibilidades de realizar eventos durante a pandemia em SP e conte com a nossa experiência para promover a sua marca e negócio em tempos de distanciamento social. Lembre-se o momento pode ser atípico, mas as oportunidades são inúmeras, podendo representar um crescimento significativo do seu negócio com as estratégias certas.